Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej https://polkragoria.com, w tym Klientów, Partnerów biznesowych oraz Gości biorących udział w organizowanych przez nas wydarzeniach rozrywkowych.
1. Polityka prywatności – zakres i cel dokumentu
Niniejsza Polityka prywatności ma na celu szczegółowe omówienie, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami krajowymi.
Dokument określa zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających naszą stronę, kierujących do nas zapytania, korzystających z naszych usług lub biorących udział w wydarzeniach organizowanych przez Pol Kragoria, a także osób reprezentujących naszych Kontrahentów i Partnerów.
Szanujemy prywatność wszystkich osób, których dane przetwarzamy, i dokładamy szczególnej staranności, aby dane były przetwarzane w sposób przejrzysty, rzetelny oraz zgodny z prawem, a także aby były należycie zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem.
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Pol Kragoria, ekskluzywna agencja eventowa specjalizująca się w organizacji luksusowych programów rozrywkowych na terenie całej Polski (dalej: „Administrator” lub „my”).
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z nami:
- korespondencyjnie: Pol Kragoria, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa
- mailowo: [email protected]
- telefonicznie: +48 691 528 374
Jeżeli wyznaczymy inspektora ochrony danych osobowych, jego dane kontaktowe będą każdorazowo publikowane w zaktualizowanej wersji niniejszej Polityki prywatności.
3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów oraz w oparciu o odpowiednią podstawę prawną. W szczególności:
3.1. Obsługa zapytań i korespondencji
Gdy kontaktujesz się z nami za pośrednictwem formularza na stronie /contact-us/, telefonicznie lub mailowo, przetwarzamy Twoje dane w celu udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty lub prowadzenia dalszej korespondencji związanej z zapytaniem.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i udzielaniu odpowiedzi na zapytania.
3.2. Realizacja umów i organizacja wydarzeń
W przypadku zawarcia umowy dotyczącej organizacji wydarzenia dane osobowe są przetwarzane w celu przygotowania, zawarcia i wykonania umowy, a także rozliczenia współpracy (w tym wystawienia faktur i prowadzenia niezbędnej dokumentacji).
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem; oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO – spełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. przechowywanie dokumentów księgowych).
3.3. Marketing i budowanie relacji biznesowych
Dane mogą być przetwarzane w celu działań marketingowych, w tym prezentowania naszej oferty, przesyłania informacji o nowych usługach, inspiracjach eventowych lub zaproszeń na wydarzenia branżowe.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą (jeśli wymagana jest odrębna zgoda, np. na komunikację drogą elektroniczną), oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji własnych usług i budowaniu relacji z Klientami.
3.4. Prowadzenie profili w mediach społecznościowych
Możemy przetwarzać dane osób odwiedzających nasze profile w mediach społecznościowych (np. imię, nazwisko, zdjęcie, aktywność), w zakresie wynikającym z funkcjonalności danego serwisu, w celu prowadzenia komunikacji, budowania wizerunku oraz udzielania odpowiedzi na komentarze i wiadomości.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymywaniu obecności marki w mediach społecznościowych.
3.5. Cele statystyczne, analityczne i bezpieczeństwo serwisu
Dane dotyczące aktywności użytkowników na stronie mogą być wykorzystywane do celów statystycznych, analizy ruchu, optymalizacji funkcjonalności serwisu, poprawy jakości treści oraz zapewnienia bezpieczeństwa technicznego strony.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu analiz i zapewnieniu bezpieczeństwa systemów informatycznych.
4. Zakres zbieranych danych osobowych
W zależności od formy i kontekstu kontaktu, możemy zbierać następujące kategorie danych osobowych:
- Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, reprezentowana firma lub organizacja.
- Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, dane do faktury.
- Dane dotyczące planowanego wydarzenia: rodzaj eventu (np. spotkanie firmowe, wieczór integracyjny, gala), lokalizacja, przewidywana liczba Gości, preferowany termin, zakres usług (np. scenariusz rozrywkowy, oprawa świetlna, obsługa barmańska), wybrane pakiety.
- Dane transakcyjne i rozliczeniowe: informacje dotyczące płatności, numer rachunku bankowego (jeżeli jest niezbędny do rozliczenia), szczegóły faktur.
- Dane związane z korespondencją: treść wiadomości, notatki dotyczące ustaleń, historia kontaktu.
- Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, dane dotyczące korzystania ze strony, zapisywane w plikach cookies lub podobnych technologiach.
Nie wymagamy przekazywania nam szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych, np. o stanie zdrowia, przekonaniach religijnych czy politycznych). Jeżeli takie informacje zostaną nam przekazane dobrowolnie, będą natychmiast usuwane lub zanonimizowane, o ile nie istnieje wyraźna podstawa prawna do ich przetwarzania.
5. Odbiorcy danych osobowych
Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby i podmioty, którym jest to niezbędne do realizacji wskazanych wyżej celów, przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej poufności.
Dane mogą być przekazywane w szczególności:
- upoważnionym pracownikom i współpracownikom Pol Kragoria, obsługującym zapytania, przygotowującym oferty oraz koordynującym realizację wydarzeń,
- zaufanym podwykonawcom zaangażowanym w organizację wydarzeń (np. dostawcy sprzętu technicznego, oświetlenia, nagłośnienia, usług gastronomicznych, dekoratorzy, artyści, fotografowie) – w zakresie niezbędnym do realizacji danego projektu,
- dostawcom usług IT, w tym dostawcom systemów rezerwacyjnych, poczty elektronicznej, hostingu, narzędzi analitycznych, systemów CRM i narzędzi do zarządzania projektami,
- biurom rachunkowym, doradcom podatkowym i prawnym, jeżeli jest to konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych Administratora lub obrony roszczeń,
- organom publicznym i instytucjom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
W każdym przypadku wymagamy od podmiotów zewnętrznych, którym powierzamy dane osobowe, zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa i zawarcia stosownych umów powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z wymogami RODO.
Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach okaże się to konieczne (np. korzystanie z narzędzi dostawców mających serwery poza EOG), przekazanie danych będzie odbywać się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, zgodnie z Rozdziałem V RODO.
6. Przechowywanie oraz okres retencji danych
Dane osobowe przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, lub przez okres wymagany przepisami prawa. W szczególności:
- Dane związane z zapytaniami ofertowymi – przechowujemy przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres do 12 miesięcy od daty zakończenia komunikacji, w celu ewentualnego udokumentowania ustaleń i obrony roszczeń.
- Dane związane z realizacją umów – przechowujemy przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych (zazwyczaj 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy).
- Dane przetwarzane na podstawie zgody – przechowujemy do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania.
- Dane przetwarzane na potrzeby obrony przed roszczeniami – mogą być przechowywane do czasu upływu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z danego stosunku prawnego.
Po upływie odpowiednich okresów retencji dane są trwale usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują prawa określone w RODO. W zależności od podstawy i celu przetwarzania możesz skorzystać w szczególności z następujących uprawnień:
- Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz otrzymania ich kopii.
- Prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne.
- Prawo do usunięcia danych – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przepisami, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub gdy wycofasz zgodę na ich przetwarzanie.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas sprawdzania prawidłowości danych lub rozpatrywania sprzeciwu.
- Prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przekazania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.
- Prawo do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego.
- Prawo do cofnięcia zgody – w każdym momencie możesz wycofać zgodę na przetwarzanie danych, jeżeli była ona podstawą prawną przetwarzania. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Aby skorzystać z przysługujących praw, wystarczy skontaktować się z nami w sposób opisany w sekcji Kontakt w sprawach prywatności. Odpowiemy na Twoje zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od jego otrzymania, chyba że przepisy RODO przewidują możliwość przedłużenia tego terminu.
Masz również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Środki bezpieczeństwa danych
W celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności danych osobowych stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, adekwatne do ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
W szczególności:
- stosujemy zabezpieczenia techniczne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją (m.in. zabezpieczenia serwerów, kontrolę dostępu, szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji),
- ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób upoważnionych i przeszkolonych w zakresie ochrony danych osobowych,
- stosujemy procedury nadawania i weryfikowania uprawnień dostępu do systemów, w których dane są przetwarzane,
- współpracujemy wyłącznie z podmiotami gwarantującymi odpowiedni poziom bezpieczeństwa informacji oraz zawieramy z nimi stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych,
- regularnie monitorujemy systemy informatyczne pod kątem zagrożeń oraz aktualizujemy stosowane zabezpieczenia.
Pomimo stosowania nowoczesnych rozwiązań technicznych żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych podejmujemy działania przewidziane w RODO, w tym – jeżeli jest to wymagane – informujemy osoby, których dane dotyczą, oraz właściwy organ nadzorczy.
10. Kontakt w sprawach prywatności i skargi
Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych, a także chęć skorzystania z praw wynikających z RODO, można kierować do nas:
- mailowo: [email protected]
- korespondencyjnie: Pol Kragoria, ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa
- za pośrednictwem formularza kontaktowego na stronie /contact-us/
Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z przepisami prawa, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego.
Niniejsza Polityka prywatności może być aktualizowana w związku ze zmianami w przepisach prawa, rozwojem naszych usług lub wdrażaniem nowych technologii. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna na stronie https://polkragoria.com/privacy-policy/.